Зачем нужен этот раздел
Рабочей информации очень много. Если вы нигде не фиксируете свои задачи, то неизбежно будете упускать важные моменты, сроки и терять информацию. Раздел «Поручения» — место, где вы должны фиксировать поручения, планировать и отчитываться о результатах. Как говорят военные, «тупой карандаш лучше самой острой памяти»...
Жизнь дала мне два важных урока.
Первый я уже не помню, а второй — все нужно записывать!
Что вы должны делать
Записывайте здесь поручения своего руководителя и свои рабочие задачи — благодаря этому у вас будет порядок в информации.
Важный момент
Если у вас нет персонального компьютера, установите на телефон приложение «AGM задачи». В нем вы сможете видеть все свои рабочие задачи и отчитываться о результатах. Подробнее читайте в следующем разделе «Задачи в телефоне».
Как добавить задачу: 1 способ
Нажмите «+задача» — будет создана новая задача.
Как добавить задачу: 2 способ
Наведите курсором на задачу, под которой вы хотите создать задачу и слева от названия нажмите «+» — под ней будет создана новая задача. Если у верхней задачи открыто описание, вы можете нажать «+» слева на сером поле описания.
Как добавить задачу: 3 способ
Выберите курсором задачу, под которой вы хотите разместить новую задачу и нажмите правой клавишей мыши.
Далее на клавиатуре нажмите Enter — под выбранной задачей будет создана новая задача.
Старт, срок, дата действий
Старт — день начала работы. Срок — день окончания работы. Планируйте и указывайте старт и срок по каждой задаче.
Дата — день ваших действий по задаче. Чтобы получить напоминание в этот день, планируйте дату своих очередных действий.
Пример
Вы создали задачу 5 марта.
Начало работы (старт) вы установили на 8 марта, окончание (срок) – на 12 марта.
Чтобы детальнее запланировать действия по задаче вы установили себе напоминание (дата) — на 6 марта.
К чему это приведет:
6 марта вы получите напоминание о том что вы собирались планировать свои действия по задаче,
8 марта вы получите напоминание о том что по этой задаче пора начинать работу,
12 марта вы получите напоминание о том что срок работы подошел к концу и ее следует завершить.
Описание задачи
Чтобы открыть описание, нажмите на любую из двух стрелок в названии задачи. В описании нужно фиксировать рабочую информацию, планировать действия и отчитываться о результатах. Руководитель может оставлять здесь свои комментарии.
Чтобы закрыть описание, нажмите на ту же стрелку или на серую полосу по бокам.
Описание состоит из двух частей: планирование и результаты
«Планирование» находится слева. Здесь следует фиксировать рабочую информацию, планировать действия и ресурсы.
«Результаты» находится справа. Здесь следует отражать достигнутые результаты и отвечать на комментарии руководителя.
Если вы задачу инициировали вы, наведите на букву мышкой и выберите «Инициатива»
Слева на сером поле описания задачи вы увидите букву «П», что означает что это поручение. Если вы инициировали задачу самостоятельно, наведите на букву «П» мышкой и укажите «Инициатива». Буква изменится на «И», перед названием задачи появится серая точка. По этой точке руководитель будет быстро видеть ваши инициативы.
Меню действий с текстовой строкой
Перед каждой строкой в описании есть иконка с точками, которая становится видна при наведении на строку.
Нажмите на эту иконку — выпадет меню действий со строкой.
Доступные опции:
  • сделать все буквы строки заглавными,
  • оформить строку, как цитату,
  • сделать список с точками,
  • сделать список с цифрами,
  • сделать список действий с чекбоксами и датами,
  • добавить напоминание на строку,
  • модифицировать строку в URL-сылку,
  • отразить разделительную полосу,
  • вставить таблицу,
  • создать документ AGM,
  • приложить файл,
  • создать и приложить голосовую фразу.
Если выделить несколько строк — выбранная опция сработает на все строки.

Потратьте пару минут и на практике изучите меню действий со строкой, чтобы потом красиво структурировать текст в описании.
Выделяйте важные задачи
Чтобы сразу видеть важные задачи, нажимайте на иконку флажка — флаг станет желтым.
Важные задачи размещайте в начале, будущие в середине, завершенные задачи в конце.
Упорядочивайте задачи в списке по смыслу
Чтобы переместить задачу в списке, просто перетяните ее за иконку с точками в нужное место.
Группируйте несколько задач в рамках одной вышестоящей задачи при необходимости.
В общем, поддерживайте в задачах порядок — ваш руководитель это оценит.
Задачи можно перемещать клавишами
Оперировать выбранной задачей вы можете быстро, используя сочетания клавиш.
Планирование
Детальное планирование – залог достижения результата.
Умные люди говорят...
Планирование
Планирование — это определение списка действий, которые необходимо совершить, чтобы достичь требуемого результата с минимальными материальными и временными затратами. Отсутствие плана действий всегда приводит к печальным последствиям: упущены важные моменты, потрачено много ресурсов, результат достигнут только частично или не достигнут вообще.

Анекдот о плохом планировании
Собралась семья обои в квартире переклеить. Жена мужу говорит: – Пойди к соседям внизу, они ремонт сделали. У них квартира точно такая же, узнай сколько они рулонов покупали. Муж пошел к соседям. Спросил, те говорят: – 16 рулонов. Купили 16 рулонов, оклеили, 5 рулонов осталось. Муж встречает соседей, говорит: – никак не пойму, квартиры у нас одинаковые, а 5 рулонов осталось. Как же так? А сосед ему: – Да не переживай ты, все нормально, у нас тоже 5 тогда осталось... 😂😂😂
Мораль: плохое планирование приводит к печальным последствиям...
Планирование — это определение списка действий,
которые необходимо совершить,
чтобы достичь требуемого результата.
Как правильно планировать
Осознайте цель задачи и сформулируйте четкие критерии достижения требуемого результата. Внимательно проанализируйте обстоятельства. Размышляйте и предполагайте несколько вариантов действий. Оцените риски и определите наиболее эффективный план действий. Фиксируйте в описании список действий, которые предстоит совершить. Запланируйте сроки каждого действия. Обязательно посчитайте и зафиксируйте предполагаемые расходы.

Алгоритм планирования

Если испытываете затруднения в планировании, нажмите «Сложная задача»
Если задача предполагает много действий, наведите на иконку сложности (пустой квадратик на левом поле) и выберите «сложная задача». В описании появятся специальные текстовые блоки. Они помогут правильно и красиво запланировать задачу.
Используйте эту возможность для планирования работы по сложным задачам — это удобно.
Обратите внимание: если навести мышкой на название блока, появится подсказка.
Как согласовать план действий с руководителем
В результатах нажмите кнопку «Согласовать», укажите руководителя, сформулируйте запрос на согласование задачи и предполагаемого плана действий и расходов и отправьте. Руководитель получит уведомление и ознакомится с вашим запросом. Всегда нажимайте «согласовать», если хотите сообщить руководителю срочную или важную информацию.
Результаты
Фиксируйте достигнутые результаты
Существует две причины, по которым вы должны фиксировать достигнутые результаты работы.
  1. Руководителю важно понимать, как идет работа по выполнению поручений и задач.
  2. Информация может понадобиться в будущем.
В конце дня фиксируйте достигнутые результаты!
Прикладывайте файлы, фото или видео по тем задачам, над которыми вы сегодня реально трудились.
Отмечайте галочкой пункты плана, которые уже выполнены.
Руководитель имеет доступ к вашим задачам и видит ваши результаты
При желании он может оставить вам комментарий.
Вы получите уведомление (увидите красный конверт), если руководитель оставит комментарий.
Завершайте выполненные задачи
Если вы реально работали по задаче — завершайте ее! Чтобы это сделать, нажмите «завершить», опишите финальный результат и приложите фото или видео. Задача останется в списке завершенных и будет доступна для просмотра.
Удаляйте задачу только если вы создали задачу случайно или не вели по ней никакой работы.
Завершая задачу, оцените свою работу и прокомментируйте оценку
Руководителю важно знать ваше мнение о выполненной работе.
Завершенные задачи становятся серыми
Совет: перетягивайте завершенные задачи вниз. Текущие задачи будут вверху, а завершенные внизу — так видеть удобнее.
Как восстановить удаленную задачу
Нажмите «Удаленные», перейдите к списку, найдите удаленную задачу и нажмите «Восстановить».
Задача переместится обратно в список текущих задач.
Ваши действия
Уточните у руководителя, должны ли вы вести учет поручений в разделе «Задачи».
Фиксируйте поручения, проблемы и инициативы.
Планируйте необходимые действия и расходы.
Регулярно фиксируйте в описании задачи достигнутые результаты.
После выполнения завершайте задачи – информация должна сохраняться.
Редактор отчетов AGM


Периодически вам приходится создавать отчеты или аналитические записки.
Часто бывает так, что отчет отправлен, а прикрепить файлы вы забыли.

Что мы предлагаем: для создания отчетов используйте редактор AGM.
Он позволяет прикладывать файлы ВНУТРИ ДОКУМЕНТА. Открыв отчет, получатель будет видеть файлы внутри изложенного текста — это очень удобно!
Как создать отчет AGM
Нажмите «+результат», далее нажмите «+AGM». Откроется окно редактирования.
Определите название, создайте описание, приложите фото, видео и файлы. Сохраните.
Как выглядит документ AGM
Документ AGM - страница, на которой вы можете указать название, писать текст, прикладывать фото, видео и файлы.
Чтобы приложить файл, просто перетяните его мышкой с рабочего стола в нужное место в документе.
Приложенный документ AGM
Вы можете перетащить документ в другую задачу, в чат, переслать по почте или сохранить в архиве.
Перетащить такой файл на рабочий стол компьютера нельзя.
Кликните по файлу и он перейдет в режим просмотра / редактирования.
Документ AGM можно создать в описании задачи
В описании задачи наведите на иконку с точками в начале строки и нажмите правую кнопку мыши — откроется меню действий с текстовой строкой. Выберите «док AGM» и нажмите — откроется окно редактора AGM. После того как вы сохраните информацию этот документ AGM приложится в исходной строке описания задачи.
Уведомления
Уведомления сообщают о том, что нужно сделать по задаче.
Это удобно...
Уведомления в задачах
Вы получите уведомление, если руководитель совершит явное действие по вашей задаче: оставит комментарий, изменит срок по задаче, возьмет задачу на контроль и т.п. Уведомления автоматически появляются при наступлении даты, старта, срока.
Если вы зафиксировали результат или прислали задачу на согласование — уведомление получит руководитель.
Получив уведомление, вы должны немедленно перейти в описание задачи и ознакомиться.
Молния перед задачей
Иконка молнии означает, что руководитель закрепил эту задачу в своем списке и считает ее особо важной задачей.
Что это означает: вам следует детально планировать и своевременно отчитываться по этой задаче.
Красный кружок перед названием
Красный кружок означает, что руководитель взял эту задачу на контроль. Возможно он чем то недоволен или эта задача имеет для него высокий приоритет. Вам следует особенно внимательно отчитываться по таким задачам. Совет: не игнорируйте такие задачи.
Уведомление в правом верхнем углу
Если руководитель внес изменения, создал поручение, оставил комментарий, ответил на запрос, завершил или удалил задачу —
вы увидите уведомление в правом верхнем углу. Нажмите на уведомлении и ознакомиться с тем, что нужно знать.
Руководитель видит ваше бездействие
Как только руководитель внес комментарий, у него на этой задаче появляется серый конверт. Конверт исчезнет только после того, как подчиненный перейдет к описанию задачи и ознакомится с комментарием. По наличию или отсутствию иконки конверта руководителю легко определить, ознакомился ли с его комментарием подчиненный. Поэтому, получив уведомление по задаче, немедленно перейдите в описание и ознакомьтесь.
В каждой задаче фиксируется время с момента ее создания
Некоторые подчинённые многократно переносят сроки и затягивают работу по задаче. Чтобы руководитель мог контролировать, сколько всего времени идёт работа, в каждой задаче фиксируется время с момента её создания — помните об этом.
Фильтры просмотра задач
В зависимости от ситуации выберите удобный вид просмотра задач
По умолчанию включен фильтр «Все задачи» – вы видите все задачи.
Доступны следующие фильтры: «Сегодня», «Завтра», «Важные», «Все задачи».
Выберите «Сегодня», если хотите видеть только задачи на сегодня.
Выберите «Завтра», если хотите увидеть только задачи на завтра.
Выберите «Важные», если хотите увидеть только задачи, отмеченные желтым флажком.
Хотите вернуться в полному списку — выберите «Все задачи».
Фильтр «Завершенные задачи»
Нажмите и выберите в выпадающем списке подходящий вам фильтр просмотра завершенных задач.
Фильтр «Отложенные задачи»
Выберите «Скрыть отложенные» — задачи, у которых старт определен в будущем, будут скрыты до наступления даты старта.
Выберите «Показывать отложенные» — отложенные задачи будут видны.
Фильтр «Уровень показа задач: 1 2 3 4»
В случае если у вас много задач и подзадач, вы можете выбрать «глубину» показа задач.
Представление «Проекты»
Используйте это представление при планировании цели или проекта.
Представление «Таймлайн»
В этом представлении задачи отражены на временной ленте. Используйте его для получения общего представления о ходе работы.